Protection des renseignements personnels et de la vie privée

DÉFINITIONS

La Loi sur la protection des renseignements personnels se définit comme suit :

Loi visant à compléter la législation canadienne qui protège les renseignements personnels et accorde le droit d'accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent. On entend par renseignement personnel tout renseignement concernant un individu identifiable détenu sous quelque forme que ce soit, à l'exception d'exclusions particulières aux fins de demandes déposées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.

ÉNONCÉ

NÉOTV a pour politique de gérer la collecte, l'utilisation et la communication des renseignements personnels conformément aux normes énoncées dans la Loi sur la protection des renseignements personnels. La Loi ne s'applique pas aux renseignements personnels que NÉOTV recueille, utilise ou communique pour des fins journalistiques, artistiques ou littéraires.

1.1 Exigences

NÉOTV est tenue de respecter les exigences énumérées ci-après, à moins que la Loi sur la protection des renseignements personnels ne l'en exempte.

Collecte de renseignements personnels

À moins que la Loi sur la protection des renseignements personnels ne l'autorise,

Aucun renseignement personnel ne sera recueilli par NÉOTV à moins qu'il ne soit directement lié à une activité ou à un programme d'exploitation de celle-ci;
NÉOTV doit, lorsque c'est possible, recueillir des renseignements personnels qui sont destinés à être utilisés à des fins administratives directement auprès de la personne concernée, sauf si celle-ci autorise d'autres modalités;
NÉOTV doit informer toute personne auprès de qui elle recueille des renseignements personnels de la raison pour laquelle ces renseignements sont recueillis.

Conservation des renseignements personnels

Les renseignements personnels que NÉOTV a utilisés à des fins administratives doivent être conservés après leur utilisation pour une période qui peut être prescrite par la réglementation, de manière à s'assurer que la personne sur qui les renseignements portent a une possibilité raisonnable d'y obtenir accès.

Exactitude des renseignements personnels

NÉOTV doit prendre toutes les mesures raisonnables pour s'assurer que les renseignements personnels qui sont utilisés à des fins administratives sont aussi précis, à jour et complets que possible.

Retrait des renseignements personnels

Doit retirer les renseignements personnels en sa possession conformément aux règlements et aux instructions ou directives applicables du ministre désigné et au calendrier de conservation de la Société.

Les renseignements personnels détenus par NÉOTV ne doivent être utilisés ou communiqués qu'aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou pour un usage correspondant à ces fins, à moins que la personne concernée n'y consente ou que la Loi sur la protection des renseignements personnels ne le permette.

Dans certaines circonstances, les renseignements personnels assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels peuvent être utilisés ou communiqués sans la connaissance ou le consentement de la personne concernée. De telles circonstances comprennent, mais sans s'y limiter, les renseignements personnels utilisés ou communiqués :

afin de se conformer à une assignation, à un mandat ou à une ordonnance d'un tribunal, d'une personne ou d'un organisme ayant compétence pour contraindre à la production de renseignements, ou afin de se conformer à des règles d'un tribunal relatives à la production de renseignements;
à un organisme d'enquête spécifié dans le règlement, afin d'appliquer une loi canadienne ou une loi provinciale ou de mener une enquête conforme à la loi;
à des agents ou à des employés de NÉOTV à des fins de vérification interne;
à Bibliothèque et Archives Canada à des fins d'archivage;
lorsque l'individu concerné en tirerait un avantage certain;
aux fins pour lesquelles les renseignements personnels ont été obtenus ou compilés par NÉOTV ou pour un objectif conforme à ces fins.

Relevé des divulgations

Doit conserver un relevé de toute utilisation de renseignements personnels contenus dans un fichier de renseignements personnels ou des usages ou fins auxquels ils ont été communiqués lorsque ces usages ou ces fins ne figurent pas parmi les usages et fins énumérés dans le répertoire des renseignements personnels du ministre désigné, et elle doit annexer le relevé aux renseignements personnels.

Fichiers de renseignements personnels

NÉOTV doit verser dans les fichiers de renseignements personnels tous les renseignements personnels qu'elle détient et qui :

ont été utilisés, sont ou peuvent être utilisés à des fins administratives;
sont marqués de façon à pouvoir être retrouvés par référence au nom d'un individu ou à un numéro, symbole ou autre indication identificatrice propre à cet individu.

Accès aux renseignements personnels

À la réception d'une demande écrite, NÉOTV doit accorder le droit d'accès aux renseignements personnels suivants, dans la mesure où ils sont assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels :

tout renseignement personnel sur le demandeur figurant dans un fichier de renseignements personnels;
tout renseignement personnel sur le demandeur détenu par NÉOTV dans la mesure où il peut fournir sur leur localisation des indications suffisamment précises pour qu'on puisse les retrouver sans problèmes sérieux.

Tout individu à qui on accorde l'accès à leurs renseignements personnels peut :

demander la correction des renseignements personnels le concernant qui, selon lui, sont erronés ou incomplets;
exiger, s'il y a lieu, qu'il soit fait mention des corrections qui ont été demandées mais non effectuées;
exiger que toute personne ou tout organisme à qui ces renseignements ont été communiqués pour servir à des fins administratives dans les deux ans précédant la demande de correction ou de mention des corrections non effectuées soient avisés de la correction ou de la mention;
exiger que l'organisme, s'il s'agit d'une institution fédérale, effectue la correction ou porte la mention sur toute copie de document contenant les renseignements qui relèvent de lui.

Refus de l'accès aux renseignements personnels

NÉOTV peut refuser l'accès à des renseignements personnels, comme le prévoit la Loi sur la protection des renseignements personnels, lorsque, entre autres circonstances, ces renseignements

sont protégés par le secret professionnel qui lie un avocat à son client;
font partie d'un dossier d'enquête dont la divulgation risquerait vraisemblablement de nuire aux activités destinées à faire respecter les lois fédérales ou provinciales ou au déroulement d'enquêtes;
pourraient menacer la sécurité d'individus s'ils étaient divulgués.

1.2 Responsabilité

Tous les employés de la Société qui recueillent, conservent ou utilisent des renseignements personnels sont tenus de veiller à ce que la collecte, l'utilisation et la divulgation de ces renseignements soient menées conformément à la présente politique et aux procédures pertinentes.

Le Secrétariat général est responsable du respect de la loi; il doit établir des procédures, lignes directrices et calendriers en vue de la mise en application de la présente politique.

Le coordonnateur de la protection des renseignements personnels est responsable des politiques et des pratiques de la Société en matière de gestion des renseignements personnels, et c'est à lui que doivent être adressées les plaintes et les demandes d'information.

Toute question relative à l'interprétation et l'application des règles et procédures doit être adressée à Claude Poulin, président et responsable à la protection des renseignements personnels de NÉOTV (info@iclic.ca).